Obowiązek informacyjny

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

1. Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1, określanego dalej również jako RODO), Zamawiający informuje, że:
   1. Administratorem danych pozyskanych w związku z zawarciem i wykonaniem umowy jest Zarząd Dróg Wojewódzkich w Opolu, 45-231 Opole, ul. Oleska 127, NIP: 754-25-57-300, REGON: 000126528.
   2. Wszelkie informacje związane z przetwarzaniem danych osobowych można uzyskać kontaktując się z inspektorem ochrony danych osobowych pod adresem e-mail: iod@zdw.opole.pl.
   3. Administrator danych przetwarza jedynie dane osobowe niezbędne do realizacji określonego celu przetwarzania, w tym w szczególności: 

- imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej, adres korespondencyjny, numer telefonu/faxu, adres zamieszkania, NIP, REGON – przekazane przez Wykonawcę lub uzyskane z publicznego rejestru (CEIDG, KRS),

- imię, nazwisko, stanowisko służbowe, adres poczty elektronicznej, numer telefonu/faxu – pełnomocników oraz osób wskazanych przez Wykonawcę do kontaktu bądź realizacji umowy, 
- imię, nazwisko, stanowisko służbowe, informacje dot. doświadczenia i kwalifikacji, uprawnień osób wskazanych do realizacji umowy przez Wykonawcę,  
- inne dane osobowe przekazane przez Wykonawcę niezbędne do realizacji przedmiotu Umowy.

4. Dane osobowe uzyskane w związku z zawarciem Umowy oraz w trakcie jej trwania Administrator danych  wykorzystuje w następujących celach:

- w celu wykonania Umowy, której Wykonawca jest stroną lub w celu podjęcia działań na żądanie Wykonawcy, którego dane dotyczą, przed zawarciem umowy (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

- w celu wykonania ciążących na Administratorze danych obowiązków prawnych, w szczególności w zakresie przechowywania faktur i dokumentów księgowych oraz dochodzenia należnych roszczeń (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. c RODO),

- w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi danych, poprzez bieżący kontakt telefoniczny, jak i prowadzenie korespondencji e-mail oraz tradycyjnej w związku z zawarciem lub wykonywaniem umowy (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. e RODO).

5. Dane osobowe przetwarzane w celu zawarcia i wykonania Umowy będą przechowywane przez okres 10 lat od zakończenia realizacji Umowy. Okres przechowywania danych osobowych może być wydłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami do końca okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń z Umowy, a po tym okresie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. W przypadku przetwarzania danych w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi danych – dane będą przetwarzane przez okres umożliwiający realizację tego zadania lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Dane osobowe pozyskane w celu wykonania ciążących na Administratorze danych obowiązków prawnych przetwarzane są przez czas wykonywania przez Administratora danych obowiązków wynikających z przepisów prawa, jak również przez czas, w którym przepisy prawa nakazują przechowywać te dane. Okres przetwarzania może być przedłużony w granicach prawa w przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych niezbędne jest do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami do końca okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń z Umowy, a po tym okresie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.
6. Przetwarzane przez Administratora danych dane osobowe mogą zostać ujawnione m.in. podmiotom prowadzącym działalność płatniczą, podmiotom prowadzącym działalność kurierską lub pocztową, dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych, podmiotom świadczącym usługi doradcze, pomoc prawną, podatkową, rachunkową, innym podmiotom, którym dane zostały lub zostaną udostępnione na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych lub upoważnienia do przetwarzania danych oraz podmiotom, którym Administrator danych będzie zobowiązany udostępnić dane, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne. W zakresie zawarcia i wykonania przedmiotu Umowy, jest jednak warunkiem zawarcia i realizacji Umowy. Brak podania w takim wypadku niezbędnych danych osobowych, może uniemożliwić zawarcie Umowy bądź wykonanie przedmiotu Umowy z winy Wykonawcy.
8. Administrator danych nie przekazuje danych osobowych poza EOG.
9. Administrator danych nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany, w szczególności nie poddaje profilowaniu danych osobowych osoby, której dane dotyczą.
10. Osobie, której dane osobowe Administrator danych przetwarza, przysługuje prawo dostępu do danych osobowych, prawo do sprostowania danych osobowych, prawo żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych, prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. W każdej chwili istnieje możliwość skorzystania z prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych realizowanego do na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO. Administrator danych przestanie przetwarzać dane w tym celu, chyba że będzie w stanie wykazać, że w stosunku do danych istnieją dla Administratora danych ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą lub dane będą niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

2. Wykonawca niniejszym zobowiązuje się do poinformowania każdej osoby fizycznej, za pomocą której będzie realizował niniejszą Umowę, której dane osobowe są lub będą przetwarzane przez Administratora danych na potrzeby realizacji przedmiotu niniejszej Umowy, zwalniając tym samym Administratora danych z obowiązku, o którym mowa w art. 14 RODO i przyjmując, że zachodzi wyłączenie z art. 14 ust. 5 RODO. Wykonawca na każde żądanie Administratora danych jest zobowiązany udostępnić dokumentację lub przedłożyć stosowne oświadczenie (w zależności od żądania Administratora danych) potwierdzające dopełnienie obowiązku informacyjnego, określonego w zdaniu poprzedzającym. 
3. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy i poufności wszelkich danych osobowych, do których uzyska w jakikolwiek sposób dostęp w związku z realizacją Umowy, zarówno w trakcie jej trwania, jak i po jej ustaniu.